해외 마케팅 부서에서 일할 때의 일이다.
당시 다루는 제품이 세계시장에서 상당한 호평을 받기 시작한 상황이었고 그에 따라 수요가 점점 늘어나는 추세였다.
입사를 하고 일년이 지나자마자 5~7개에 해당하는 국가를 담당하게 되었고, 당연히 그 여러 현지에서의 요청들을 돕느라고 정신없이 일을 하고 있었다.
중동등지의 해외였던터라 전화가 되지 않는 상황에서는 e-mail을 쓸 수 밖에 없는 상황이 많았다. 문제는 한번 잘못쓴 메일이 오해를 일으키면 그 피드백을 받는데까지 2~3일이 걸리는 경우가 많았다는 것이다. (게다가 무슬림들은 우리의 목,금에 쉰다.)
그래서 e-mail을 한번 쓰더라도 상대방의 입장에서 쓰는 습관이 몸에 배게 되었다.
여러 습관중 가장 중요한 것은 바로 '3분'
메일을 쓴 후에 3분 동안 그 내용을 상대방의 눈으로 한번 더 읽는 것이다.
3분동안 한번 더 읽다보면 주로 눈에 띄는 주의사항들이 나오는데 그것을 정리해 본다.
* 그리고 온라인 서명에는 반드시 자신의 연락처가 포함되어 있어야 한다.
뻔히 아는 상대의 연락처라도 때로는 귀찮게 찾아야 하는 경우가 있기 때문이다.
당시 다루는 제품이 세계시장에서 상당한 호평을 받기 시작한 상황이었고 그에 따라 수요가 점점 늘어나는 추세였다.
입사를 하고 일년이 지나자마자 5~7개에 해당하는 국가를 담당하게 되었고, 당연히 그 여러 현지에서의 요청들을 돕느라고 정신없이 일을 하고 있었다.
중동등지의 해외였던터라 전화가 되지 않는 상황에서는 e-mail을 쓸 수 밖에 없는 상황이 많았다. 문제는 한번 잘못쓴 메일이 오해를 일으키면 그 피드백을 받는데까지 2~3일이 걸리는 경우가 많았다는 것이다. (게다가 무슬림들은 우리의 목,금에 쉰다.)
그래서 e-mail을 한번 쓰더라도 상대방의 입장에서 쓰는 습관이 몸에 배게 되었다.
여러 습관중 가장 중요한 것은 바로 '3분'
메일을 쓴 후에 3분 동안 그 내용을 상대방의 눈으로 한번 더 읽는 것이다.
3분동안 한번 더 읽다보면 주로 눈에 띄는 주의사항들이 나오는데 그것을 정리해 본다.
1. 오해의 소지가 있는 것은 괄호로 부연 설명을 한다.
(예) 내일까지 해주시기 바랍니다. <-- 압박한다고 느낄 수 있다.
내일까지 해주시기 바랍니다. (저희쪽도 일정이 촉박하네요)
2. 날짜등은 최대한 명확히 써준다.
(예) 내일까지
내일(19일, 금) 까지
3. 우리만 쓰는 용어다 싶으면 무조건 부연설명을 한다.
(예) 이번 신제품인 Super Multi의 특장점은 ...
이번 신제품인 Super Multi (DVD모든 포맷을 기록할 수 있는 장치)의 특장점은...
4. 카테고리를 최대한 나눈다.
- 지금 보시는 바와 같이 1,2,3,4 .. 등으로 나눠서 쓴다.
5. '만약에' 항목을 추가한다.
(예) 이번주까지는 꼭 해주셔야 됩니다.
이번주까지는 꼭 해주셔야 됩니다. 만약 안되시게 되면 제게 목요일까지 사전에
연락을 주세요. (82 10 2333 9999)
(예) 내일까지 해주시기 바랍니다. <-- 압박한다고 느낄 수 있다.
내일까지 해주시기 바랍니다. (저희쪽도 일정이 촉박하네요)
2. 날짜등은 최대한 명확히 써준다.
(예) 내일까지
내일(19일, 금) 까지
3. 우리만 쓰는 용어다 싶으면 무조건 부연설명을 한다.
(예) 이번 신제품인 Super Multi의 특장점은 ...
이번 신제품인 Super Multi (DVD모든 포맷을 기록할 수 있는 장치)의 특장점은...
4. 카테고리를 최대한 나눈다.
- 지금 보시는 바와 같이 1,2,3,4 .. 등으로 나눠서 쓴다.
5. '만약에' 항목을 추가한다.
(예) 이번주까지는 꼭 해주셔야 됩니다.
이번주까지는 꼭 해주셔야 됩니다. 만약 안되시게 되면 제게 목요일까지 사전에
연락을 주세요. (82 10 2333 9999)
* 그리고 온라인 서명에는 반드시 자신의 연락처가 포함되어 있어야 한다.
뻔히 아는 상대의 연락처라도 때로는 귀찮게 찾아야 하는 경우가 있기 때문이다.
결국 커뮤니케이션을 잘하는 사람은 상대방의 입장을 최대한 배려하는 사람이다.
그리고 3분의 투자를 해서 3시간 이상의 업무 효율을 누린다면 괜찮은 투자 아닌가?
그리고 3분의 투자를 해서 3시간 이상의 업무 효율을 누린다면 괜찮은 투자 아닌가?
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