첫 소개팅에서 무사히 좋은 인상을 심어주기는 했는데 오늘의 데이트는 앞으로 좋은 관계를 유지할 수 있을
지를 결정하는 중요한 순간이다.
당신은 무엇을 준비하겠는가?
글쎄.. 나라면 우선 수집할 수 있는 데이트 코스를
최대한 모아서 분석을 한후에 교통체증이 없고, 경치가 좋으며, 자유롭게 이야기할 수 있는 곳을 선택을 하고
시간이 되면 답사를 갈 수도 있을것이다.
그리고 로맨틱한 대화를 위해서 어떤 이야기를 할지,
재밌는 이야기, 감동적인 이야기, 최근의 재밌는 소식, 연예계 소식등을 준비할 것이다.
아차! 그런데 이렇게 준비해 놓고나니 중요한 것을
잊고 있었다.
소개를 시켜준 친구에게 전화를 해서 그/그녀가 어떤곳을 좋아하고, 어떤 대화를 더 좋아하는지 물어봐야 한다.!!
이렇게 중요한 데이트를 위해서 (사람마다 다르겠지만) 많은 준비를 해야 할 것이다.
특히 좋은 결과물 (사랑스러운 그/그녀와의 아름다운 관계)을 만드는데 초점을 맞추고
많은 준비를 할 것이다.
1. 꼭 참석해야 하는 사람을 선별한다.
- 곧바로 이런 의문이 들것이다. '참석시키지
않은 사람이 소외된 것을 문제 삼을 수
있다'는 것이다.
이런 상황을 방지하기 위해 회의를 사전에
공지하고, 필참자 이외에 누구나 참여
가능하다는 것을 밝혀야 한다.
그리고 회의가 끝나는 즉시 회의록을
미참석자에게까지 공유하고 피드백을
요청한다는 말을 덧붙여 준다.
- 이렇게 하면, 회의제안자가 실수로
필참자를 빠뜨리더라도 당사자가 참석을 할 수 있도록 해주며, 아울러 꼭 필요한 사람들만 모이므로 의사결정이 빠르다.
2. 조직의 실제 성과와 어떻게 연계되는지를 꼭 확인한다.
- 조직은 '실질적인 성과'를 우선으로 하며, 일차적인 존재이유로 생각한다.
회의가 당연히 실제성과와 연계되어 있다고 착각하는 경우가 많으므로 주의할
필요가 있다.
위의 사례에서 본바와 같이 정작 중요한 논의는 잘 모르기 때문에 권위자에
의존하고, 점심을 어디서 먹을지 갑론을박하며 시간을 보낸다면 그것은 회의
진행자의 책임이다.
3. 회의도 최소 3분 설계가 필요하다.
- 가장 이상적인 것은 '회의 목적, Output image'를 e-mail등으로 사전에 명확히
공지하는 것이다.
그리고 어떤 미디어 (프로젝터, 유인물 등)를 활용할 것인지, 회의공간은 잘
준비되어 있는지 사전 확인을 해야한다.
(데이트를 하는데 꽉 막히는 도로에 갇히는 순간은 이제 경험하지 않도록 하자)
4. 시간을 준수한다.
- 회의시간은 당신만 준수한다고 해서 끝나는 것이 아니다.
참석자들에게 시작, 종료시간을 분명하게 사전 공지하고, 회의시작전에 한번 더
공지하고 회의 중간중간에 알려주어야 한다.
- 통상적인 오해중 하나는 시간이 촉박하면 좋은 의견이 나오지 못할 수 있다는
것인데 반대로 'Deadline Effect(마감효과)'는 있지만 시간이 길어져서 훨씬 더
좋은 결과가 나오는 경우는 드물다.
오히려 정시에 회의를 끝내는 것이 각 지식근로자가 시간을 확보하는데 도움을
주기 때문에 전체적 관점에서는 이익이다.
5. 회의에도 '용기'가 필요하다?
- 회의 진행자가 참석자중 최상급자인 경우가 있고, 아닌 경우의 두가지가 있다.
두가지 상황 모두 다 '용기'가 필요하다.
즉, 최상급자의 진행인 경우는 진행자 본인이 정시에 끝내는 용기가 필요하다.
(보통 최상급자는 회의 끝부분으로 가면서 갑자기 신변잡기 이야기, 심지어
군대이야기를 하는 경우도 있다.)
그리고 최상급자를 모시고 회의를 진행하는 사람의 경우도 '진행자의 권한으로'
라는 표현을 써서 무의미한 발언이 길어지는 것을 막아야 한다.
** 효과적인 회의만으로도 각 조직은 많은 시간을 절감할 수 있고, 절약된 시간을
지식근로자들이 업무에 집중하도록 함으로서 전체의 효과, 효율성이 올라가게
된다.
Peter Han. 한창훈 Biz & Life Coach 010 2420 0541 www.peterhan.kr
2008/04/23 - [코칭) Coaching/Business] - 피터한 코치 비즈니스 코칭 칼럼) 효과적인 회의 진행 TIP. 1부 (1/2)
2008/04/17 - [코칭) Coaching] - BIZ Coaching 제안서 / 안내 자료입니다.
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