10명의 이사진과 CEO가 한자리에 모였고 주제는 아래의 세가지 였다.
1. 회사의 통합관리 시스템을 어떻게 관리할 것인가.
2. 직원의 직무능력을 계발하기 위한 대안은 무엇인가.
3. 점심은 구내식당을 그대로 활용할 것인가. 외부에서 먹도록 할 것인가.
당신은 이 회의시간 100%중에 각 세가지 항목에 몇%를 투자했을 것 같은가?
아래의 내용을 보면 정확한 %는 아니지만 예측은 할 수 있을 것이다.
1. "그럼 회사 통합관리 시스템을 어떻게 관리할지 논의하겠습니다. 자유롭게
의견개진을 부탁드립니다."
(침묵이 흐른다. 사실은 이사진이 통합관리 시스템을 잘 모르기 때문이다.)
"이것은 시스템을 잘 알고 있는 최이사님이 말씀하시고 결정해 주시는 것이
좋지 않을까 생각합니다."
(갑자기 회의장이 술렁이며, "맞아 맞아. 그게 좋겠군"하는 수군거림이 있었다.)
"그렇다면 다른 의견이 없으니 김이사님의 제안대로 하겠습니다."
2. "다음으로 직원의 직무능력 계발에 대해서는 어떻게 생각하시는지 견해를
밝혀 주시기 바랍니다."
(이번에는 HR전문가라고 불리는 김이사가 발언을 한다. 그러더니 회사경력이
오래된 몇몇 이사들이 개인적인 경험을 바탕으로 몇가지 아이디어를 낸다.
그리고 나머지 이사들도 체면을 위해 몇마디를 하거나 다른 사람의 의견에
동조를 해서 비슷한 말들을 꺼낸다.)
3. "네, 감사합니다. 마지막으로 점심을 구내식당으로 계속할지, 외부에서 먹는것도
지원을 해줄지 의견을 주시기 바랍니다"
(회의가 갑자기 활기를 띤다. 특히 앞의 주제에 대해 말을 못하고 앉아있어 불편
했던 이사들이 갑자기 말을 많이 하기 시작한다. 많은 사람들이 각기 자기 목소리를
내서 회의가 길어지고 결국 결론조차도 나지 않았다.)
이 회의에서 각 주제에 몇 %를 썼는가는 확인할 수 없지만 확실한 것은 전문성이
떨어지는 뒤의 주제로 갈수록 회의시간이 길어진다는 것과 결론이 오히려 쉽게
나지 않는다는 것은 분명하다.
피터드러커 교수가 남기고 가신 수많은 저서중에 자기경영 노트
(The effective executive)가 있다.
지식근로자가 인식하고 습관적으로 관리할 수 있어야 하는 다섯가지 항목으로 "시간관리,
공헌가치 인식, 강점활용, 우선순위, 실행집중"를 이책은 제시하고 있다.
이중에서 첫번째로 나오는 항목은 '시간관리'다.
시간관리는 지식근로자에게 가장 소중한 자원으로 꼽히는데 그 이유는 다름아닌 '시간의
비탄력성' 때문이다.
즉, 흔히 하는 말로 '시간은 되돌릴 수 없다'는 것이다.
리더 (물론 임직원도)가 시간관리를 함에 있어서 시간을 가장많이 '빼앗기는'것은 무엇이
있을까?
여러가지 요소가 있겠지만 그 중 대표적인 것이 '회의'다.
회의에 관련해서 통상적으로 겪는 몇가지의 문제를 살펴보도록 하자.
1. 회의의 주제가 명확하지 않은 경우가 많다. 특히 회의를 하다보니 나온 주제를 가지고
이야기를 하다가 정작 필요한 주제는 멀어지는 경우가 있다.
2. 회의 주재자의 개인적 견해를 중심으로 한 원맨쇼로 끝난다. 특히 주재자가 회사내의
상사인 경우 심하다.
원맨쇼임에도 불구하고 길어지는 이유는 주재자가 군대얘기, 주식얘기 등 개인적인
관심사들을 이야기하기 때문이다.
3. '왜 여기 회의자리에 앉아있는지 모르는 사람'들이 있다.
이런 유형의 사람은 그곳에 앉아있는 자체가 시간낭비다. 그러나 분위기상, 체면상,
'상사가 시켜서' 어쩔수 없이 '얼굴마담'으로 앉아있는 경우가 적지않다.
4. 준비가 덜된채로 일단 모인다. 필요한 유인물, 프로젝터 연결, 참석자에게 미리
회의주제와 이슈 공유등이 안된 경우이다.
일단 모인후에 프로젝트를 연결하다가 잘 되지 않고, 유인물은 프린트가 갑자기
고장나고... 회의경력(?)이 있는 사람들은 몇번쯤 겪어보았을 것이다.
그렇다면 어떻게 하면 효과적인 회의를 할 수 있을까?
2부 글에서 계속
Peter Han. 한창훈 Biz & Life Coach 010 2420 0541 www.peterhan.kr
2008/04/23 - [코칭) Coaching/Business] - 피터한 코치 비즈니스 코칭 칼럼) 효과적인 회의 진행 TIP. 2부 (2/2)
2008/04/17 - [코칭) Coaching] - BIZ Coaching 제안서 / 안내 자료입니다.
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