문제 해결 워크샵 with OST,OpenSpace Technology

1. OST (OpenSpace Technology) 이해

오픈 스페이스 워크샵은 설정된 대주제 (예를 들어 문제 해결) 에 관련하여 참가자들이 현업에서 필요하다고 느끼는 소주제 (이슈, 궁금한 것, 나누고 싶은 것) 를 발제합니다. 이후에 모든 참가자들은 자유롭게 다양한 소주제들을 오가며 이야기를 나누며, 자율적으로 논의 결과 및 실행항목을 도출하고 공유합니다.

OST는 1980년 Harrison Owen이 창안했습니다. 그런데 최근 들어 OST가 각광을 받는 이유가 있습니다. 바로 민첩성 (Agile) 이 요구되는 불확실성 시대와 잘 맞기 때문입니다. 외부 환경의 빠른 변화에 대해 ‘위에 결재를 얻고 나서 대응을 하는’ 접근으로는 타이밍을 놓치거나 비현실적인 방향을 잡는 경우가 많아집니다. 이러한 문제는 조직의 존립 자체를 위협하기도 합니다. 따라서 고객과의 실무적 접점에 있는 이들과 의사결정을 하는 이들, 각 부서에서 따로 따로 일하던 사람들이 모두 한자리에 모여 자신들이 보고 있는 현실, 관점들을 자유롭게 나누면서 민첩한 (Agile) 이해와 방향설정, 실행을 하게 해주는 OST가 필요합니다.

자율성을 전제로 하는 워크샵이므로 OST에서는 참가자들을 ‘초대‘하는 것을 원칙으로 하고 있습니다.

* 주제 학습

OST 워크샵을 여는 이유는 매우 다양합니다.

그 중에 자주 나오는 이슈는 ‘문제해결, (애자일) 리더십, 시대와 세대의 변화, 조직 역학, 새로운 업무 방식 (Agile, Lean, BetaCodex등)’ 입니다.

참가자가 ‘오픈스페이스’로 토의하기에는 배경지식이 부족한 경우가 있습니다. 이런 경우 선택적으로 ‘주제 학습‘을 하게 됩니다.

주제 학습을 위해 참가자에게는 해당 주제의 ‘학습 자료‘가 배포됩니다. 현장에서 참가자는 소그룹으로 나뉘어 학습 자료의 각 챕터를 자율적으로 스터디 합니다.

(퍼실리테이터는 소그룹 스터디시에 나오는 의문 사항에 대해 답하거나 설명합니다.) 이후 각 소그룹에서 전체에게 발표를 하며, 퍼실리테이터는 필요에 따라 추가 설명을 덧붙입니다. 참가자들은 주제 학습을 통해 이해도를 높인 후. 해당 주제를 각자 본인들의 현업 이슈에 적용해 보는 OST를 갖게 됩니다.

2. OST 실행

OST는 참가자들이 자율적으로 논의하고 싶은 소주제를 적은 후 발표합니다. 50명 이상의 큰 그룹에서는 모든 소주제에 대한 대화가 동시에 이루어집니다.

참가자들은 자신이 원하는 소주제에 참여하여 의견을 듣고 나눌 수 있으며, 언제든지 자유롭게 다른 소주제 대화로 옮겨갈 수 있습니다.

50명 이하의 작은 그룹은 인원대비 소주제 개수가 많은 경우가 있으므로, 소주제 중 일부를 오픈하여 진행하고 중간에 마무리 되는 소주제가 생겼을 때 나머지를 순차 오픈 하는 형식을 취하기도 합니다. 퍼실리테이터는 참가자들의 자율성과 자기 조직화 (Self-Organization) 능력을 신뢰합니다.

이 신뢰와 자율적 분위기가 유지되도록, 퍼실리테이터는 전체적인 시간 운영, 필요한 환경 유지, 논의 결과물의 정리 및 공유에 관한 일들을 돕습니다.

OST와 같은 형식의 워크샵에 대해서 리더 그룹이 보통 두가지 우려를 하지만, 실제로는 기우인 경우가 대부분입니다.

첫번째 우려는 ‘적극적으로 참여할까?’ 입니다. 실제 OST 현장에서는 모두가 적극적으로 참여하고 실행 항목의 도출을 잘해냅니다. 애초에 초대에 응답한 사람들, 즉 해당 주제에 관심이 있는 사람들이 모여 있는 자리이기 때문입니다.

두번째 우려는 ‘회사에 대한 성토대회가 되지 않을까?’ 입니다. 참가자들은 개인의 노력이 필요한 부분 이외에 회사의 시스템적, 구조적 이슈를 제기하는 경우는 분명 있지만, 대부분 주도적으로 진지하게 고민하며 대안에 집중하는 태도를 보입니다. 리더가 처음부터 구성원을 신뢰하지 못한다면 OST를 굳이 할 이유는 없습니다.

3. OST 마무리

각 소주제의 발제자들은 다양한 사람들과 논의했던 결과물들을 발표합니다. 주요 내용으로 ‘토의 내용, 학습 포인트, 소감, 실행 사항’이 들어갑니다.

마지막으로 전체 참가자들의 소감을 자율적으로 나누는 시간을 가진 후 종료합니다.

OST는 통상 과정에서의 만족도가 높지만, 도출된 실행 사항에 대한 후속작업이 아쉽다는 피드백을 받는 경우가 있습니다.

따라서 OST 이후에는 꾸준한 실행이 이뤄지게 하는 조직 내의 시스템이 필요합니다.

그러한 시스템 중 6개월의 변화를 체계적으로 잡아주는 것이 바로 오픈스페이스 베타 (OpenSpace Beta) 입니다.

아래에 오픈스페이스 베타에 관한 설명이 있습니다.

“이 저작물은 CC-BY-SA-4.0으로 출간된 오픈소스 문화 기술인 ‘오픈스페이스 베타’ 에서 응용되었으며, www.OpenSpaceBeta.com 에서 확인할 수 있습니다.” 오픈스페이스 베타의 원저자는 Silke Hermann , Niels Pflaeging 입니다.

This work is derived from OpenSpace Beta, and open source culture technology published under the CC-BY-SA-4.0 licensed and found here www.OpenSpaceBeta.com. Original authors of OpenSpace Beta is Silke Hermann and Niels Pflaeging.

OpenSpace Beta

오픈스페이스 베타는 변화하는 시대에 맞는 ‘새로운 일하는 방식’을 조직의 문화로 정착시켜주는 6개월의 과정입니다.

이 6개월 동안 2회의 오픈스페이스 워크샵이 있으며, 60일의 사전준비, 90일의 변화, 30일의 학습 기간을 갖게 됩니다.

오픈스페이스 베타가 목표로 하는 ‘새로운 일하는 방식’을 베타코덱스 (Beta Codex)라고 말하며, 이는 고객사의 필요에 따라 변경될 수 있습니다.

1. 사전 준비 (60일)

‘일하는 방식의 변화‘는 조직 문화를 바꾸는 것으로, 온전한 정착까지 통상 2,3년 이상이 걸립니다.

이 과정을 제대로 시작하기 위해서는 변화에 함께할 이들을 ‘초대‘해야 합니다. 강제성을 동원해서 ‘자율적인’ 조직 문화를 만들 수는 없기 때문입니다.

초대가 제대로 되려면 리더가 진심으로 조직, 구성원들을 위해 변화하겠다는 마음을 먹어야 합니다. 그리고 그 진심이 전달될 수 있는 초대장을 써서 발송해야 합니다.

조직의 구성원은 ‘초대’에 대해 참여할지, 무시할지 자유롭게 선택할 수 있어야 하고, 다른 이들과 ‘초대’에 대해서 이야기 나눌 수 있어야 합니다.

2. OST1 (2일)

초대에 응한 사람들은 첫번째 OST 워크샵에 참여하게 됩니다.

시대의 변화에 맞는 ‘일하는 방식’을 주제로 참가자들은 자유롭게 이야기하고 이슈를 제기하게 됩니다. (‘베타코덱스’가 일하는 방식의 기준으로 제시됩니다.)

워크샵을 통해 도출된 안건들은 리더그룹, 구성원들이 각자 해결 또는 실행할 항목으로 구분하여 정리 합니다.

3. 변화 실천 (90일)

각 개인, 팀, 그룹은 자율적으로 협의된 변화를 실천합니다. 이 변화 과정은 현업에 우선순위가 밀리고, 의지력이 줄어들고, 시행착오를 하게 되므로 도움이 필요합니다.

적정 단위별로 코치들이 도움을 제공하고, 리더 그룹에서 조직차원의 변화를 설명해주고, 팀 자체적으로 시스템을 구축해 나가면서 변화에 지속성을 강화합니다.

시간이 흐르면서 리더그룹, 코치의 역할이 줄어들고 구성원들이 주도적으로 일하는 방식을 바꿔갈 수 있도록 주도권을 넘겨줍니다.

4. OST2 (2일)

90일간의 변화를 거친 이후에 참가자들은 다시 OST로 모이게 됩니다.

참가자들은 변화과정에서의 성공, 실패, 학습, 소감을 자유롭게 나눕니다. 다른 이들과의 교류를 통해 힌트 (실용적), 공감 (감성적) 을 얻으며 변화를 강화할 방안들을 추가적으로 찾게 됩니다. 통상 OST2 의 마무리에는 장기적으로 해결해야 할 난이도와 중요도가 높은 실천사항이 남게 됩니다.

5. 조직차원 학습 (30일)

전체 변화과정을 경험한 이후에 구성원들이 자발적으로 지난 과정을 되돌아 보는 시간입니다.

이 시기에 일어나는 학습을 통해 구성원들은 더 자발적으로 업무 방식에서의 문제해결을 제안하거나 실천하는 태도와 능력을 갖게 됩니다.

결론적으로 전체 구성원들이 ‘자율적으로 일하는 방식’을 조직문화로 녹여 내기 시작합니다.

* 조직 문화, 일하는 방식의 변화는 단기간에 되지 않으므로 이 6개월의 프로젝트를 반복할 수 있습니다. 또는 OST방식의 교류를 가질 수도 있습니다.

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